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Team building para pymes: lo que funciona y lo que sobra

Por Viajes Santa Mona

La expresión «team building» tiene mala fama, y en muchas plantillas con razón. Evoca una gincana un sábado por la mañana, pruebas de confianza con los ojos vendados y un monitor con silbato empeñado en que el equipo de contabilidad grite su nombre de guerra. Si en tu empresa alguien pone los ojos en blanco cuando lo oye, no es que no quiera a sus compañeros: es que ya ha vivido uno de esos.

Esta guía está escrita para quien lo organiza en una pyme de diez a sesenta personas: el gerente, la persona de recursos humanos o quien haya levantado la mano en la reunión, que lo monta además de su trabajo y sin un departamento de eventos detrás. Aquí va lo que funciona, lo que sobra, los formatos que encajan en cada caso y las preguntas que hay que hacer antes de pagar nada.

Qué es de verdad un team building (y qué no)

Quitando la jerga, un team building es tiempo compartido fuera del contexto habitual de trabajo, organizado para que el equipo se conozca mejor. Nada más. La actividad es el pretexto: lo que de verdad pasa ocurre en el autocar de vuelta, en la mesa de la comida y en el rato en que la persona de almacén descubre que la de administración también hace surf. En una pyme, donde a menudo todos se conocen de vista pero pocos han hablado fuera de un correo, ese efecto es más visible que en una gran empresa.

Lo que no es:

• Una gincana obligatoria en sábado. Si la gente pierde su día libre para algo que no ha elegido, llega de mal humor y se va antes de la comida, que era la parte buena.
• Una prueba de resistencia. El equipo no se une porque alguien sufra subiendo una cuesta; se une porque comparte algo agradable.
• Una evaluación encubierta. Si la plantilla sospecha que se está observando quién «lidera» y quién no, cada uno interpretará un papel y nadie se relajará.
• Una fiesta con barra libre. Puede haber copa, claro, pero si el plan se sostiene sobre el alcohol, quien no bebe queda fuera y quien bebe de más protagoniza el lunes.

Si lo que queréis es otra cosa —premiar a quien ha cumplido objetivos, o sustituir la cena de Navidad por algo con más recorrido—, los formatos cambian. Una reunión de trabajo con parte lúdica es una convención de empresa en un hotel; unos días fuera con todo el equipo, una escapada de empresa; y un regalo individual para que cada uno viaje cuando quiera, una tarjeta regalo de viaje para la plantilla.

Medio día, un día o dos días: cuándo encaja cada uno

Medio día

Una mañana con actividad y comida, o una tarde que termina en cena temprana. Es el formato que menos altera la vida de la gente y el más fácil de defender ante la dirección, porque cabe dentro de una jornada laboral. Funciona con destinos a poca distancia de la oficina: si el trayecto se come la mitad del tiempo, deja de tener sentido. Es el punto de partida razonable para una empresa que nunca ha hecho algo así y quiere ver cómo responde la plantilla.

Un día completo

Actividad por la mañana, comida larga y algo tranquilo por la tarde, o el camino inverso. Permite desplazarse más lejos y combinar dos tipos de plan, por ejemplo una actividad en el agua y una visita. Es el formato que más recomendamos para un primer team building con desplazamiento: da tiempo a que el grupo se suelte sin obligar a nadie a dormir fuera.

Dos días con una noche

Es el que más cohesiona, porque la cena y la sobremesa del primer día hacen lo que ninguna dinámica consigue. También es el que más cuesta encajar: quien tiene hijos pequeños, personas mayores a su cargo o turnos que cubrir necesita saberlo con mucha antelación. Una solución que funciona es elegir un destino desde el que se pueda volver a dormir a casa, y ofrecerlo abiertamente. Si el plan de dos días va a ser la norma, lo tratamos con más detalle en la escapada de empresa para equipos pequeños.

Actividades que funcionan según el tipo de equipo

No hay una actividad buena en abstracto: hay una actividad buena para vuestro equipo. Antes de elegir, mira la media de edad, la condición física real (no la que se supone), si hay mucha diferencia entre departamentos y qué hace la gente en su tiempo libre. Con eso en la mano, estas son las familias que suelen funcionar.

• Aventura suave. Kayak, paddle surf, rutas a pie, bicicleta, barco de vela. Funciona en equipos jóvenes o con gente que ya hace deporte, siempre que haya un nivel de entrada muy bajo. Evita lo que exige vencer un miedo (alturas, agua profunda) como actividad única: para quien lo tiene, no es un reto, es un mal día.
• Gastronómicas. Un taller de cocina, una visita a una bodega o a una almazara, una ruta de mercado. Son las más inclusivas, porque no dependen de la forma física, y generan conversación sola. Si hay cata de vino, que haya alternativa sin alcohol con la misma atención, no un vaso de agua al fondo.
• Solidarias. Una mañana con una entidad social o una actividad ambiental, como limpiar una playa o un sendero. Funcionan muy bien en equipos que valoran el propósito, pero con una condición: la entidad decide qué necesita, no la empresa. Se coordina con tiempo y se evita convertirlo en una sesión de fotos.
• Culturales. Una visita guiada por un casco histórico, un espectáculo, una ruta con historia local. Ideales para equipos con edades muy diversas y para quienes prefieren conversar a sudar. La clave está en el guía: uno bueno convierte dos horas en lo mejor del día.
• De playa. Fuera de la temporada alta, una jornada en la costa con una actividad en el agua para quien quiera, paseo para quien no y comida frente al mar. Es probablemente el formato más fácil de acertar en el sur de España durante buena parte del año.

Cómo elegir sin que nadie se sienta obligado ni excluido

Este es el apartado que separa un team building que se recuerda con cariño de uno que se comenta en voz baja. La regla de fondo es sencilla: que cada persona pueda elegir su nivel de implicación sin tener que dar explicaciones.

• Pregunta antes, en anónimo. Un formulario breve con tres o cuatro opciones de actividad, las fechas posibles y un campo libre para necesidades. Da más información que cualquier suposición y hace que la plantilla sienta que el plan es suyo.
• Edades y condición física. En una misma plantilla puede haber gente de veinte y de sesenta años. Elige actividades con varios niveles o con una alternativa paralela en el mismo lugar, y que el grupo vuelva a juntarse para comer.
• Salud y circunstancias personales. Una lesión, un embarazo, una enfermedad crónica o una fobia no tienen por qué contarse en público. Si la alternativa existe de serie, nadie tiene que pedirla.
• Conciliación. Dentro del horario laboral siempre es más fácil. Si hay noche fuera o actividad en fin de semana, avisa con semanas de antelación y ofrece la opción de volver a casa a dormir. Las dudas sobre si computa como jornada o cómo se compensa las resuelve vuestra asesoría laboral.
• Quien no bebe. Por salud, religión, embarazo o simplemente porque no quiere. Que el plan no gire alrededor del alcohol, que las opciones sin alcohol sean igual de cuidadas y que nadie tenga que justificar lo que pide.
• Dietas y alergias. Pídelas por escrito con el formulario inicial y pásalas al restaurante o al hotel con tiempo. Hay más detalle práctico en celiaquía y alergias en el hotel.
• Movilidad reducida. Si alguien del equipo la tiene, se elige el destino y la actividad pensando en esa persona desde el principio, no al final. Lo que conviene comprobar está en vacaciones accesibles.

Dónde: costa andaluza, sierra, Canarias o una capital

La costa andaluza

Costa de la Luz, Costa del Sol, Costa Tropical y Almería permiten actividades en el agua buena parte del año y tienen hoteles acostumbrados a grupos. Fuera del verano el ambiente cambia y algunos servicios cierran, así que conviene saber qué sigue abierto: está contado en la costa andaluza en otoño. Para quien sale desde Sevilla o Cádiz, hay opciones sin avión en escapadas cerca de Sevilla y Cádiz.

La sierra

Sierra de Aracena, Grazalema, Cazorla o Sierra Nevada, y en el resto de España cualquier zona de montaña con empresas de actividades asentadas. Es el terreno natural de la aventura suave y de la gastronomía local, y suele ser más tranquila fuera de los puentes. Qué actividades se hacen en la sierra andaluza, con qué dificultad y qué exigir a quien las organiza lo contamos en la guía de multiaventura en Andalucía, escrita para colegios pero válida para adultos.

Canarias

Su argumento es el clima en los meses en que la Península no acompaña. A cambio, exige avión para casi toda la plantilla peninsular y, por tanto, dos días como mínimo. Encaja más como premio o como convención con parte lúdica que como team building de medio día. Qué esperar mes a mes está en cuándo viajar a Canarias.

Una capital

Sevilla, Málaga, Cádiz, Valencia, Madrid o la ciudad más cercana a la oficina. Es el formato de las actividades culturales y gastronómicas, con la ventaja de que el transporte público resuelve buena parte de la logística. Como ejemplo del tipo de programa que da una ciudad pequeña y densa, sirve Cádiz en dos días.

El aviso honesto sobre turismo activo

Si el plan incluye kayak, barranquismo, rutas guiadas, bicicleta de montaña o cualquier otra actividad deportiva en la naturaleza, quien la presta es una empresa de turismo activo, y eso tiene consecuencias. La normativa andaluza de turismo activo obliga a estas empresas a inscribirse en el registro turístico andaluz antes de operar, y esa inscripción va unida a obligaciones concretas: dos seguros distintos (uno de responsabilidad civil y otro de accidentes o asistencia para los participantes), monitores con titulación según la actividad y con título de socorrista o de primeros auxilios, e información escrita previa sobre la dificultad y los requisitos físicos.

Las cuantías de las pólizas las fija la normativa de desarrollo y han cambiado con los años, así que no te fíes de ninguna cifra de oídas: lo que vale es la copia de las pólizas vigentes, con sus fechas. Fuera de Andalucía cada comunidad autónoma tiene su propia regulación y los detalles cambian, pero las preguntas que hay que hacer son las mismas. Lo desarrollamos con la fuente delante en qué es una empresa de turismo activo y por qué el registro importa.

Qué hace subir o bajar el coste y qué pedir por escrito

No vamos a darte un precio por persona orientativo, porque sin conocer el grupo sería inventárselo. Sí podemos decirte qué lo mueve:

• El número de personas. Muchos costes son fijos (el autocar, el guía, el monitor) y se reparten entre los que van. Por eso importa tanto cerrar el número real antes de pedir el precio definitivo.
• El transporte. Un autocar para el grupo o que cada uno llegue por su cuenta cambia la cuenta y también el ambiente del día.
• La noche de hotel. Es el salto más grande entre formatos.
• La temporada y el día de la semana. Entre semana y fuera de temporada alta suele haber más disponibilidad y mejores condiciones que en un sábado de mayo.
• La actividad y su ratio. Las que exigen más monitores por participante cuestan más, y esa ratio no se negocia a la baja.
• La comida. Menú cerrado, régimen de hotel o restaurante a la carta cambian mucho la cifra final.

Y lo que tiene que venir por escrito antes de confirmar: los servicios incluidos uno a uno, el mínimo de participantes, la fecha hasta la que se puede ajustar el número sin coste, el calendario de pagos, las condiciones de cancelación y qué pasa si el tiempo obliga a cambiar la actividad de agua o de montaña. Esa última pregunta se olvida siempre y es la que más se necesita. Si prefieres no perseguir a cuatro proveedores distintos, en viajes de empresa puedes contarnos el plan y tu agente coordina transporte, alojamiento, actividad y comida en una sola propuesta.

Los errores que se repiten

• Elegir la actividad que le gusta al jefe. Es la más frecuente. El formulario anónimo previo existe para evitarlo.
• Una sola actividad para todos. Si no hay alternativa, alguien se queda mirando, y ese alguien recuerda el día por eso.
• Convertirlo en competición. Un poco de juego está bien; clasificaciones entre departamentos, no. En una pyme los departamentos a veces son dos personas.
• Olvidar el plan B por el tiempo. El levante en Cádiz, la lluvia en la sierra o el calor en julio pueden anular una actividad al aire libre. Pregunta antes qué se hace en ese caso y si tiene coste.
• Avisar tarde. Una semana de antelación para una noche fuera no es aviso, es una imposición.

Preguntas frecuentes