Consejos de viaje

Fin de curso: AMPA, seguros, gratuidades y pagos

Por Viajes Santa Mona

Este es el artículo aburrido de la serie, y el que evita los disgustos. El destino y el precio ocupan el noventa por ciento de las conversaciones, pero lo que de verdad acaba en una reunión tensa en abril es otra cosa: quién firmó, qué seguro había, qué pasa con el alumno que se cae del viaje y dónde está el justificante de un pago que alguien hizo en efectivo en noviembre.

Vamos por partes, separando lo que está escrito en una norma de lo que es costumbre del sector o del centro. Cuando algo no se puede afirmar con una fuente detrás, lo decimos como lo que es: una pregunta que hay que hacerle al centro. El calendario y los destinos están en la guía de cómo organizar el viaje de fin de curso, y la construcción del precio, en cuánto cuesta por alumno.

Quién contrata: el centro, el AMPA o las familias

Es la primera pregunta y la que más veces se deja sin responder. Hay tres escenarios y cada uno coloca la responsabilidad en un sitio distinto.

• Contrata el centro. El viaje es una actividad del centro, se aprueba por los cauces que el propio centro tenga establecidos y el centro figura como cliente. Es el escenario más ordenado, y el que obliga a respetar los plazos internos de aprobación, así que hay que empezar antes.
• Contrata el AMPA. Es muy frecuente y conviene mirarlo con lupa. Un AMPA es una asociación de familias cuyas finalidades, según el Real Decreto 1533/1986 que las regula, son asistir a las familias en lo que atañe a la educación de sus hijos, colaborar en las actividades educativas del centro y participar en su gestión. Organizar y comercializar viajes no está en esa lista, y asumir el papel de organizador trae obligaciones legales que una asociación pequeña no suele poder cumplir.
• Contratan las familias. Cada familia firma su propio contrato con la empresa que organiza el viaje. Es lo más limpio desde el punto de vista de responsabilidades: nadie del centro ni del AMPA queda en medio, y cada contrato tiene su titular, su pago y su documentación.

Sea cual sea el escenario, la regla es la misma: que conste por escrito quién es el cliente antes de pedirle un euro a nadie. Y si el que recauda no es el que contrata, peor todavía, porque entonces hay dinero de terceros circulando sin contrato detrás.

La parte que casi nadie mira: esto es un viaje combinado

Cuando se juntan transporte y alojamiento para un mismo viaje, se está montando un viaje combinado, regulado en España en el libro cuarto del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, que traspone la directiva europea de viajes combinados. Esa norma no es un adorno: obliga a informar de una determinada manera antes de contratar, a entregar un formulario de información normalizada, a constituir garantías y a responder de la ejecución del viaje.

Hay una excepción, y es la que suele invocarse cuando organiza un AMPA. La ley deja fuera de su regulación los viajes ofrecidos de manera ocasional, sin reiteración en un mismo año y sin ánimo de lucro, siempre que se dirijan única y exclusivamente a los miembros de la entidad que los organiza y no al público en general, y sin utilizar medios publicitarios ni ser de general conocimiento.

Autorizaciones de menores

Hay dos cosas distintas que se llaman igual y conviene no mezclarlas.

La primera es la autorización de la familia para la actividad. Para cualquier salida con alumnado menor de edad, lo habitual es que el centro exija una autorización firmada por quien ejerza la patria potestad o la tutela, con el detalle de la actividad, fechas, alojamiento, profesorado responsable, teléfono de contacto y la información sanitaria relevante (alergias, dietas, medicación). El modelo concreto y lo que debe contener no sale de una norma estatal única, sino de las normas de organización de cada centro y de las instrucciones de la administración educativa correspondiente: pídeselo al centro y no lo improvises.

La segunda solo aparece si el viaje sale de España. La Policía Nacional tramita un permiso de viaje para menores españoles residentes en España que viajen fuera del territorio nacional no acompañados de sus progenitores o representantes legales. Según la información de su sede electrónica, se solicita presencialmente en la comisaría del lugar de residencia; basta con que comparezca uno de los progenitores, aunque es necesario el consentimiento de los dos; y no es un documento para presentar a las compañías de transporte, sino para los pasos fronterizos. Tiene una validez limitada en el tiempo, así que no se tramita con demasiados meses de antelación: comprueba el plazo vigente en la ficha oficial antes de citar a treinta familias en la comisaría. Y aprovecha para revisar los documentos de identidad de todo el grupo, que es el otro clásico: viajar con el DNI o el pasaporte caducado no es una opción.

Profesorado acompañante, ratios y gratuidades

Sobre cuántos acompañantes hacen falta, la respuesta honesta es que no hay una cifra estatal única aplicable a todos los centros: la referencia sale de las normas de organización y funcionamiento del propio centro y de las instrucciones de la administración educativa que corresponda. La ratio que más se repite en los reglamentos de régimen interior es de un acompañante por cada veinte alumnos o fracción, con un mínimo de dos, y al menos uno por vehículo, pero conviene comprobarla en el centro y dejarla por escrito antes de presupuestar nada, porque el número de acompañantes entra en la cuenta del viaje.

Lo que sí es exigencia legal estatal es otra cosa, y conviene tenerla presente cuando en el viaje intervienen monitores o personal externo: la Ley Orgánica 8/2021 de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia establece que para el acceso y ejercicio de cualquier profesión, oficio o actividad que implique contacto habitual con menores —retribuida o no— es requisito no haber sido condenado por delitos contra la libertad e indemnidad sexuales ni por trata, y acreditarlo mediante certificación negativa del Registro Central de delincuentes sexuales. La misma ley prohíbe a empresas y entidades dar ocupación en esas actividades a quien tenga antecedentes en ese registro.

Y las gratuidades. Una gratuidad es una plaza de acompañante que no se factura. Es una práctica comercial del sector, no una obligación legal, y su coste está repartido entre las plazas de pago: lo asumen los alumnos, aunque el papel diga «gratuidad». No hay nada malo en ello, siempre que se explique. Pregunta cuántas lleva el presupuesto, qué incluye cada una (habitación, régimen, entradas) y cómo cambia el precio por alumno si hay una más o una menos. Está desarrollado en cuánto cuesta un viaje de fin de curso por alumno.

Seguros: los tres que se confunden

En una reunión de familias se mezclan tres cosas distintas. Separarlas ahorra discusiones.

• El Seguro Escolar. Es obligatorio y lo gestiona la Seguridad Social. Cubre a los estudiantes menores de 28 años a partir de tercero de ESO, y sus contingencias son accidente escolar, enfermedad e infortunio familiar. Dos consecuencias prácticas: el alumnado de primaria y de primero y segundo de ESO queda fuera de su ámbito, y no cubre lo que cubre un seguro de viaje. No sirve para anular el viaje ni para el equipaje, y si el viaje sale de España hay que preguntar qué asistencia queda cubierta y cuál no.
• El seguro de viaje. El que suele ir en el paquete. Cubre asistencia durante el viaje, y la anulación es una cobertura aparte que se contrata y se cotiza por separado. En un grupo grande y con seis meses de antelación, que alguien se caiga del viaje es prácticamente seguro, así que la pregunta no es si hace falta, sino cuánto cuesta y qué causas cubre. Lo repasamos en cuándo compensa el seguro de viaje.
• La responsabilidad civil. Es la que responde de los daños causados a terceros. Aquí hay que preguntar tres cosas: qué responsabilidad civil tiene el centro para sus actividades, cuál tienen las empresas que prestan actividades en destino, y cuál tiene quien organiza el viaje. La ley de viajes combinados, además, obliga a organizadores y minoristas a constituir una garantía que responde del cumplimiento de las obligaciones derivadas de sus servicios frente a quienes contratan el viaje.

Qué pasa si un alumno cancela

Va a pasar. Con un grupo grande y medio curso por delante, siempre hay bajas. Hay dos caminos, y el orden importa.

Primero, la cesión. La ley de viajes combinados permite al viajero ceder el contrato a otra persona que reúna todas las condiciones aplicables, comunicándolo previamente en un soporte duradero con una antelación razonable de al menos siete días naturales al inicio del viaje. Quien cede y quien entra responden solidariamente del importe pendiente y de los costes de la cesión, que deben ser razonables y no pueden superar los que efectivamente haya soportado la empresa, que además está obligada a aportar la prueba de esos costes. En un viaje escolar esto es oro: si alguien se cae en abril, lo primero que hay que buscar no es la devolución, es el sustituto.

Después, la resolución. El viajero puede resolver el contrato en cualquier momento anterior al inicio del viaje, y la empresa puede exigirle una penalización que sea adecuada y justificable; el contrato puede fijar una penalización tipo razonable basada en la antelación y en el ahorro de costes, y el viajero tiene derecho a pedir la justificación del importe. Hay una excepción importante: si concurren circunstancias inevitables y extraordinarias en el destino o en sus inmediaciones que afecten de forma significativa a la ejecución del viaje, se puede resolver sin penalización alguna y con reembolso completo de lo pagado, aunque sin indemnización adicional. Los reembolsos deben hacerse sin demora indebida y, en todo caso, en un plazo no superior a catorce días naturales desde la terminación del contrato. Más casos, en cancelar o cambiar un viaje.

Formas de pago sin líos

La mayoría de los conflictos de un viaje escolar no vienen del destino: vienen de un recibo que nadie encuentra. Tres reglas y una recomendación.

• El dinero va a quien contrata. Nada de efectivo circulando ni de pagos a la cuenta personal de un profesor o de una madre delegada. Cada pago, con su justificante a nombre de quien lo hace.
• Calendario escrito antes del primer cobro. Fechas, importes y qué ocurre si alguien se retrasa. Publicado antes de cobrar, no después de que alguien no pague.
• Quien organiza no adelanta dinero. Ni un plazo, ni por unos días. En cuanto el organizador pone de su bolsillo, deja de ser organizador y pasa a ser acreedor de treinta familias.

La recomendación: que cada familia pague por su cuenta y quede registrada como titular de su plaza. Simplifica los reembolsos, las cesiones y cualquier reclamación posterior, y evita que una persona del centro o del AMPA quede en medio de una discusión de dinero ajeno. Cómo funcionan los pagos y los plazos cuando se contrata con agencia está contado en cómo se paga un viaje con agencia.

Por qué contratar con una empresa habilitada como agencia de viajes

No es corporativismo, son obligaciones que se pueden comprobar. La ley de viajes combinados impone a organizadores y minoristas constituir una garantía frente a la insolvencia que cubre los pagos hechos por los viajeros y, cuando el viaje incluye transporte, las repatriaciones; y una garantía de responsabilidad contractual que responde del cumplimiento de sus obligaciones frente a quienes contratan el viaje, y que los viajeros pueden reclamar directamente al sistema de cobertura constituido.

También establece cómo se reparte la responsabilidad: organizadores y minoristas responden frente al viajero del correcto cumplimiento de los servicios según su ámbito de gestión, el viajero puede reclamar indistintamente a cualquiera de los dos, y quien no gestione la reclamación pasa a responder de forma solidaria con el otro. Por encima de eso, el ejercicio de la actividad de agencia de viajes está regulado por cada comunidad autónoma, que exige su propia habilitación.

Cómo comprobarlo, en cinco minutos y gratis: pide por escrito el nombre y los datos de la empresa que organiza y de la que vende, y el nombre de la entidad garante frente a la insolvencia, que forma parte de la información que debe figurar en la documentación del contrato. El listado de organizadores y minoristas que cumplen sus obligaciones de protección frente a la insolvencia es de acceso público, también en línea. Si alguien se incomoda con estas preguntas, ya tienes la respuesta que buscabas. Tenemos una guía general en cómo saber si una agencia es fiable y otra sobre agencia o por libre.

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