Consejos de viaje

Cuánto cuesta un viaje de fin de curso por alumno

Por Viajes Santa Mona

Vamos a empezar por lo incómodo: aquí no vas a encontrar una cifra. No porque no la sepamos, sino porque cualquier número escrito en una página web sin saber cuántos sois, desde dónde salís, qué fechas y qué régimen es un número inventado, y a ti lo que te hace falta es algo que puedas defender delante de cuarenta familias en una reunión de diciembre.

Lo que sí podemos darte es la fórmula: cómo se construye el precio por alumno, qué palancas lo mueven, por qué baja cuando el grupo crece, cómo funcionan las gratuidades del profesorado y qué partidas se dejan fuera casi siempre. Con eso puedes comparar dos presupuestos que parecen iguales y ver cuál se ha olvidado la mitad. El calendario y los destinos están en la guía de cómo organizar el viaje de fin de curso.

Las ocho variables que mueven el precio

Costes fijos y costes por persona: la clave de todo

Si te quedas con una sola idea de este artículo, que sea esta. El presupuesto de un viaje escolar tiene dos naturalezas distintas mezcladas en la misma cifra.

Los costes fijos son los que no cambian aunque cambie el número de alumnos: el autocar y su conductor, el coordinador o guía en destino, las plazas gratuitas del profesorado, y en muchos casos el mínimo que exige una actividad para abrir un grupo. Los costes por persona son los que se multiplican por cada participante: la cama y las comidas de cada alumno, su seguro, su entrada a cada recinto.

De ahí sale todo lo demás. El precio por alumno es el coste por persona más la fracción de los costes fijos que le toca a cada uno. Y por eso cuanto mayor es el grupo, menor es esa fracción y más barato sale a cada familia, sin que nadie haya hecho ningún descuento.

El transporte: la partida que más manda

En un viaje dentro de España, el transporte suele ser la decisión que más mueve la cifra final, y no solo por el precio del billete. Un autocar es coste fijo puro: el mismo importe se reparte entre los que van, así que favorece a los grupos grandes, pero arrastra una limitación que se olvida, que es la jornada del conductor. Si el destino está lejos, hay horarios y descansos que cumplir, y eso puede obligar a añadir un segundo conductor o a cambiar el plan del primer día.

El avión o el tren cambian la lógica: pasan a ser coste por persona, así que el tamaño del grupo influye mucho menos y en cambio pesa la antelación con la que se cierren las plazas. Y hay una partida que aparece siempre que se vuela y casi nunca en el primer presupuesto: el traslado entre el aeropuerto o la estación y el alojamiento, ida y vuelta, para todo el grupo con su equipaje.

Pregunta también por el autocar en destino. No es lo mismo un vehículo que os deja y se va que uno a disposición del grupo durante la estancia. La segunda opción cuesta más y muchas veces vale la pena, pero tiene que estar dicha desde el principio, no aparecer el segundo día cuando alguien propone ir a la playa que está a seis kilómetros.

Fechas, noches y régimen

Las fechas. Mayo y junio son la temporada de los viajes de fin de curso por definición, y eso significa que todos los centros de España compiten por las mismas camas y los mismos autocares en las mismas semanas. No es que exista una tarifa especial de fin de curso: es que la disponibilidad se agota y lo que queda libre no suele ser lo más ajustado. La forma de defenderse es cerrar pronto, no regatear tarde. Si el grupo tiene flexibilidad, moverse a días entre semana y evitar los fines de semana largos ayuda más que cualquier negociación.

Las noches. Aquí hay una asimetría que conviene aprovechar. El transporte se paga prácticamente igual para dos noches que para cuatro, así que la primera noche es siempre la más cara en términos relativos y las siguientes salen mejor de precio. Un viaje de una sola noche es el que peor aprovecha el dinero del grupo.

El régimen. Entre solo alojamiento y todo incluido hay varios escalones y cada uno cambia el número. Pero en un grupo de menores la decisión no es solo económica: con pensión completa o todo incluido nadie se queda sin comer porque se le acabó el dinero, no hay que buscar mesa para cuarenta tres veces al día y el profesorado sabe dónde está el grupo a las horas de comida. Si dudas entre fórmulas, están comparadas en todo incluido o media pensión y explicadas una a una en los regímenes de hotel y sus siglas. Ojo con un detalle que descuadra presupuestos: las comidas del día de ida y del día de vuelta, que muchas veces caen fuera del régimen contratado.

Las gratuidades del profesorado, explicadas sin rodeos

Una gratuidad es una plaza de acompañante que no se factura. Es una práctica comercial habitual en los viajes de grupo, no una obligación legal, y la proporción cambia según el proveedor, el destino y el tipo de viaje. Conviene decirlo con claridad: esa plaza la paga el grupo. Su coste está repartido entre las plazas de pago, es decir, entre los alumnos, aunque en el presupuesto aparezca bajo la palabra «gratuidad».

Eso no la convierte en algo malo: el profesorado acompañante es imprescindible y tiene que ir, y repartir su coste entre el grupo es la forma normal de hacerlo. Lo que no puede pasar es que nadie lo explique. Las tres preguntas que hay que hacer son: cuántas gratuidades contempla el presupuesto, qué incluye exactamente cada una (¿habitación individual?, ¿el mismo régimen?, ¿las entradas de las actividades?) y cómo cambia el precio por alumno si hay una gratuidad más o una menos.

Un apunte práctico: el número de acompañantes no lo decide la agencia, lo decide el centro, y suele haber una ratio de referencia en las normas del propio centro o en las instrucciones de la administración educativa correspondiente. Conviene preguntarlo en el centro antes de pedir presupuestos, porque el número de acompañantes entra en la cuenta. Lo tratamos con más detalle en el artículo sobre AMPA, seguros y pagos.

Las partidas que se olvidan siempre

• El seguro, y sobre todo la anulación. La asistencia en viaje y la cobertura de anulación son cosas distintas y se cotizan aparte. En un grupo grande y con seis meses por delante, que alguien se caiga del viaje no es una hipótesis, es una certeza estadística. Cuándo compensa y cuándo no está en cuándo compensa el seguro de viaje.
• Las entradas. Museos, parques, actividades, visitas guiadas. Si no se pidieron con el paquete, no están. Y el precio por persona de una entrada multiplicado por cuarenta es una cifra que cambia la conversación.
• El transporte en destino. Aparece en cuanto el alojamiento no está a pie de actividad. Pregúntalo antes de elegir hotel, no después.
• La fianza por daños. Algunos alojamientos la piden a los grupos escolares. No es un gasto si todo va bien, pero sí un dinero que hay que adelantar y luego reclamar, y alguien tiene que decidir quién lo pone y cómo se devuelve.
• Las tasas locales. Hay comunidades y municipios que aplican un recargo por alojamiento que se abona en destino; lo repasamos en dónde se paga tasa turística en España.
• El suplemento de habitación individual del profesorado, cuando lo hay, y el reparto de habitaciones del grupo, que también tiene efecto en el precio. Está explicado en el suplemento individual en viajes de grupo.
• El gasto personal del alumno. No es del presupuesto, pero sí de la información: si nadie da una estimación, cada familia calcula la suya y siempre hay quien llega con lo justo.

Qué pedir por escrito para poder comparar

Dos presupuestos solo son comparables si están hechos sobre lo mismo. Esto es lo mínimo que hay que exigir en cada uno:

• Precio por alumno para dos o tres tamaños de grupo, no para uno solo.
• Servicios incluidos enumerados uno a uno, con el régimen de comidas concreto y las comidas del día de ida y del de vuelta especificadas.
• Número de gratuidades contempladas y qué incluye cada una.
• Número mínimo de participantes y fecha en la que se decide si el viaje sale.
• Calendario de pagos con importes y fechas, y qué ocurre si una familia se retrasa.
• Condiciones de cambio y cancelación, incluida la posibilidad de sustituir a un alumno por otro.
• Coberturas del seguro incluido y coste de añadir anulación.
• Si el contrato reserva la posibilidad de revisar el precio y en qué supuestos.

Sobre ese último punto conviene saber el terreno legal, porque es donde más se improvisa. La normativa española de viajes combinados solo permite subir el precio si el contrato lo prevé expresamente y por causas tasadas: el precio del transporte derivado del combustible o de otras fuentes de energía, los impuestos o tasas sobre los servicios incluidos, y los tipos de cambio. Cualquier subida hay que notificarla de forma clara, con justificación y con el cálculo, y como muy tarde veinte días naturales antes del inicio del viaje. Si el aumento supera el ocho por ciento del precio total, el viajero puede resolver el contrato. El mismo cuerpo legal fija los plazos máximos de aviso cuando el organizador cancela por no alcanzar el mínimo de participantes: veinte días naturales en viajes de más de seis días, siete días en los de entre dos y seis, y cuarenta y ocho horas en los de menos de dos días.

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