Consejos de viaje

Convención de empresa en un hotel: qué exigir por escrito

Por Viajes Santa Mona

Se llame convención, reunión anual, kick-off o jornada de estrategia, el planteamiento es el mismo: sacar a la plantilla de la oficina uno o dos días, trabajar juntos en algo que el día a día no deja hacer y aprovechar el viaje para que el equipo se relacione. En una gran empresa eso lo monta un departamento de eventos. En una pyme de veinte a sesenta personas lo monta alguien que además tiene su trabajo, y que descubre a mitad del proceso que un hotel no es solo un sitio donde dormir.

Esta guía recoge lo que hay que pedirle al hotel, cómo suele estructurarse el programa, cuándo reservar y, sobre todo, las cláusulas del contrato de grupo que convierten un evento bien organizado en un disgusto económico si nadie las lee a tiempo.

El formato típico: uno o dos días, trabajo y ocio

Hay tantos programas como empresas, pero la mayoría de las pymes acaban en una de estas dos estructuras, y ambas se apoyan en la misma idea: la parte de trabajo por la mañana, cuando la cabeza está fresca, y la de ocio por la tarde.

Un día, sin noche

Llegada a media mañana, sesión de trabajo con una pausa café, comida en el hotel, una segunda sesión corta o una actividad por la tarde y vuelta a casa. Funciona cuando el hotel está cerca de la oficina y cuando lo importante es el contenido, no la convivencia. Encaja bien con plantillas con muchas cargas familiares, porque todo el mundo duerme en su casa.

Dos días con una noche

El formato clásico del kick-off. El primer día, llegada antes de comer, comida, sesión de tarde y cena de grupo. El segundo, sesión de mañana, una actividad o tiempo libre, comida y salida. La cena del primer día es el momento central del evento: es donde se mezclan departamentos y donde se habla de lo que no cabe en las diapositivas. Si queréis que la parte de ocio sea algo más que tiempo libre, las ideas de actividad están en team building para pymes.

Qué pedirle al hotel, punto por punto

El salón

• Luz natural. Un salón interior sin ventanas es aceptable para dos horas y agotador para un día entero. Pregunta también si se puede oscurecer para proyectar.
• Capacidad en vuestro montaje. Teatro, escuela, U o mesas redondas cambian mucho el número de personas que caben. Pide la cifra del montaje real.
• Exclusividad y ubicación. Que el salón sea solo vuestro durante todo el horario contratado, que no sea zona de paso y que no esté junto a la piscina o a una zona ruidosa.
• Climatización regulable. Cincuenta personas en una sala cerrada calientan el ambiente muy rápido.
• Horario de acceso. Poder entrar una hora antes para preparar y probar, y saber hasta qué hora se puede alargar la sesión sin coste adicional.

El equipo audiovisual

Proyector o pantalla del tamaño adecuado para el fondo de la sala, microfonía (de mano y de solapa si hay varios ponentes), sonido para vídeos y la conexión que usan vuestros portátiles. Pregunta si hay un técnico disponible durante la sesión o solo para el montaje, y si el equipo es del hotel o de un proveedor externo con su propio precio. Pide hacer una prueba completa antes de empezar, con el portátil real del ponente: la mitad de los retrasos en una convención son un adaptador que nadie trajo.

Un wifi que aguante a todo el grupo

Cincuenta personas son fácilmente cien dispositivos conectados a la vez, y si la sesión incluye una demostración en directo, una videollamada o una votación desde el móvil, el wifi general del hotel puede no aguantar. Pregunta si el salón tiene una red propia o un ancho de banda reservado para el evento, si tiene coste, y pide probarlo con carga real antes del día. Si la conexión es crítica para la sesión, lleva un plan B que no dependa de ella.

Las pausas café

Cuántas, a qué hora, qué incluyen (café, infusiones, agua, zumo, algo dulce y algo salado) y dónde se sirven: mejor fuera del salón, para que la gente se levante y se mueva. Pide también agua en el salón durante toda la sesión. Si alguien del grupo tiene alergias o sigue una dieta concreta, tiene que haber algo para esa persona también en la pausa, no solo en la comida.

Las comidas y la cena

Menú cerrado servido en mesa o buffet, en un espacio reservado para el grupo o en el comedor general, y con qué horario. Las dietas, alergias e intolerancias se pasan por escrito con tiempo; hay detalle práctico en celiaquía y alergias en el hotel. Y que las bebidas sin alcohol de la cena estén tan cuidadas como las otras.

Las habitaciones

Cuántas individuales y cuántas dobles (en un evento de empresa lo normal es que nadie tenga que compartir habitación si no quiere), si la individual es una doble de uso individual y cómo cambia eso el precio, a qué hora se puede entrar y salir, y dónde se guardan las maletas del grupo el día de salida si la sesión termina después de la hora de dejar la habitación. Para el resto de preguntas que conviene hacer a cualquier hotel tenemos una lista en las preguntas que hacemos a un hotel antes de recomendarlo.

Cuándo reservar

La regla práctica es que el salón se agota antes que las habitaciones. Un hotel puede tener cientos de camas y dos o tres salones, y los reparte entre bodas, congresos y otras empresas. Para un kick-off de enero o febrero, lo razonable es tenerlo cerrado en otoño. Para la primavera, que es la época de más demanda de eventos, con varios meses de margen.

La costa fuera de temporada es una opción muy interesante para una convención: hoteles con menos ocupación y buen tiempo en buena parte del sur. Pero no todos abren todo el año, y algunos cierran servicios en invierno. Qué sigue abierto y qué no lo contamos en la costa andaluza en otoño y en el mejor hotel todo incluido en noviembre. Y si las fechas pueden moverse, dilo desde el principio: una semana de flexibilidad abre muchas más opciones que cualquier negociación.

El hotel todo incluido como opción para simplificar

Para una pyme, el todo incluido tiene una ventaja que no es de precio sino de gestión: las comidas, las cenas y las bebidas del régimen quedan dentro de un precio por persona y noche. No hay que negociar menús por separado, no hay que controlar consumos en el bar ni decidir quién paga la ronda. Si no tienes claro qué entra y qué no en ese régimen, está explicado en qué significa todo incluido y en qué bebidas incluye.

Lo que conviene saber antes de elegirlo:

• La reunión va aparte. Salón, audiovisual, técnico y a menudo las pausas café se contratan fuera del régimen. Pide el precio de cada cosa.
• El comedor es compartido. En un hotel vacacional, el grupo come en el buffet con el resto de clientes. Si queréis una cena de grupo en un espacio propio, pregunta si es posible y si tiene coste.
• No todo lo del hotel entra. Restaurantes a la carta, bebidas premium, spa y algunas actividades suelen pagarse aparte; la lista está en qué no incluye el todo incluido.
• La barra está abierta para todos. Nadie controla quién bebe qué ni cuánto. En un evento de empresa eso es comodidad y también una responsabilidad que conviene tener presente.
• El ambiente. Un hotel de familias en temporada escolar no es el mejor entorno para una sesión de trabajo; fuera de vacaciones, o en un hotel solo para adultos, la cosa cambia.

Si la costa de Cádiz os pilla bien, tenemos un repaso por hoteles en los mejores todo incluido de la costa de Cádiz; y cuándo compensa pagar un régimen más completo lo explicamos en todo incluido premium o básico. Que un hotel tenga salones y en qué condiciones los alquila se confirma caso por caso: es una de las primeras cosas que comprueba tu agente cuando le pides propuesta desde viajes de empresa.

Las trampas del contrato de grupo

Un contrato de grupo con un hotel no se parece a una reserva normal. El hotel bloquea habitaciones y espacios para ti y deja de venderlos a otros, y a cambio te pide compromisos. Ninguno de ellos es abusivo por sí mismo; el problema es firmarlos sin entenderlos. Estas son las cláusulas que suelen aparecer:

• El cupo y la fecha de liberación. El hotel reserva un bloque de habitaciones hasta una fecha. Lo que no hayas confirmado con nombre antes de ese día vuelve a la venta. Apunta la fecha: después, recuperar una habitación depende de que quede libre.
• Las bajas. Es habitual que se permita reducir el número de habitaciones hasta cierta fecha o en cierto porcentaje sin coste, y que a partir de ahí las bajas se cobren total o parcialmente. Pregunta por el margen exacto y por el calendario: no es lo mismo avisar con un mes que con tres días.
• El número garantizado de comensales. Para comidas y cenas, el hotel suele pedir una cifra cerrada unos días antes. Esa es la que se paga, aunque luego se sienten menos personas.
• Los mínimos de consumo. El salón puede no cobrarse como alquiler a cambio de un gasto mínimo en comida y bebida. Si el grupo se reduce, la diferencia se paga igual. Pregunta qué partidas cuentan para ese mínimo.
• Los extras de la sala. Horas de salón fuera del horario pactado, técnico adicional, montajes especiales o cambios de configuración entre sesiones.
• El calendario de pagos y la cancelación total. Qué se paga al firmar, qué antes del evento y qué pasa si hay que cancelarlo entero, con cuánta antelación y con qué coste.
• La lista de habitaciones. La fecha en que el hotel necesita los nombres y hasta cuándo se puede cambiar uno por otro.

Una nota legal que conviene tener clara. Si una agencia te vende transporte y alojamiento combinados para el evento, el contrato suele ser de viaje combinado, y la ley de consumidores fija que la penalización por resolverlo antes del viaje tiene que ser adecuada y justificable, con justificación del importe a quien la pida. La misma norma excluye los viajes contratados sobre la base de un convenio general para viajes de negocios, y en ese caso la documentación tiene que avisarlo expresamente. Y si contratas directamente con el hotel solo habitaciones y salón, lo que rige es lo que firmes. Por eso la pregunta útil no es teórica: ¿qué tipo de contrato estoy firmando y dónde están las penalizaciones?

Qué hace subir o bajar el coste

No damos precios orientativos sin conocer el grupo, porque serían inventados. Lo que mueve la cifra es bastante predecible:

• Las fechas. Temporada alta, puentes y fines de semana frente a días laborables fuera de temporada.
• El número de noches y de habitaciones individuales.
• El régimen: todo incluido, pensión completa o comidas contratadas aparte.
• La parte de reunión: salón, audiovisual, técnico, pausas café y wifi reservado.
• El transporte: autocar para el grupo o cada uno por su cuenta.
• La flexibilidad: cuanto más margen para mover fechas o para bajas, más opciones, aunque unas condiciones más flexibles pueden tener su propio precio.

Preguntas frecuentes