Consejos de viaje

Tarjetas regalo de viaje para empresas: cómo funciona

Por Viajes Santa Mona

Todos los diciembres se repite la misma reunión en miles de empresas: hay un presupuesto para el detalle de Navidad y nadie sabe en qué gastarlo. La cesta se ha convertido en un trámite, el lote de vino no le sirve a media plantilla y el objeto con el logotipo acaba en un cajón antes de febrero. Regalar viaje resuelve el problema por otra vía: en vez de acertar con un producto para treinta personas distintas, cada una elige el suyo. En este artículo contamos cómo funciona nuestra tarjeta regalo cuando quien la compra es una empresa —qué se puede personalizar, cómo llega a cada persona, cuánto dura— y también dónde está el límite de lo que nosotros podemos afirmar, que es todo lo que tenga que ver con impuestos.

Por qué un viaje funciona donde falla la cesta

El regalo de empresa tiene un problema estructural que no tiene el regalo entre particulares: hay que acertar con mucha gente a la vez, y esa gente no se parece en nada. En la misma plantilla conviven quien no bebe alcohol, quien no come cerdo, quien vive solo y quien tiene tres hijos. Cualquier producto físico que elijas va a ser estupendo para un tercio de la plantilla, correcto para otro tercio e inútil para el resto. No es un fallo de criterio de quien lo elige: es que no existe el objeto que le encaje a todo el mundo.

Un saldo para viajar le da la vuelta al planteamiento. La empresa decide cuánto, que es la única decisión que le corresponde de verdad, y cada persona decide qué: unos días de playa con la familia en agosto, una escapada de pareja en noviembre, una semana en Canarias en febrero. El regalo se adapta a cada vida en lugar de imponer un formato único, y nadie tiene que fingir entusiasmo.

Hay además un efecto que las empresas nos comentan mucho y que no tiene nada que ver con el importe: el regalo se recuerda durante meses. Una cesta se consume en Nochebuena y se olvida. Un viaje se empieza a disfrutar el día que la persona se sienta a elegir destino, sigue mientras hace la maleta y vuelve cada vez que enseña las fotos. Y en todas esas veces, el viaje lleva el nombre de quien lo regaló.

Los cuatro momentos en que se usa

No todo es Navidad, aunque Navidad sea el pico evidente. Estos son los cuatro escenarios que nos llegan:

• Regalo de Navidad para la plantilla. El sustituto directo de la cesta. Suele hacerse con un importe igual para todo el mundo y entrega el día de la comida de empresa. Conviene prepararlo en noviembre: en diciembre todo va con prisa y la gracia del envío programado es justamente comprarlo con calma.
• Incentivos de ventas. Aquí el importe varía por persona y va ligado a objetivos. Funciona mejor que el bonus en nómina para un uso concreto: un incentivo que se convierte en unos días fuera se recuerda como premio, mientras que una cifra más en la nómina se diluye entre los gastos del mes.
• Aniversarios de empresa y de antigüedad. Los diez o los veinticinco años de la compañía, o los años que lleva una persona en la casa. Es un caso donde el importe suele subir y donde el mensaje personalizado de la tarjeta pesa tanto como la cifra.
• Jubilaciones. El escenario más agradecido de todos. La persona estrena tiempo libre y lo último que necesita es una placa conmemorativa. Es habitual que la empresa ponga una parte y los compañeros otra, sumando todo en una sola tarjeta.

Si lo que buscáis no es un regalo individual sino mover al equipo entero a algún sitio —una convención, un fin de semana de team building, una celebración con las familias—, eso se organiza de otra manera y lo tenéis en viajes de empresa y en viajes para grupos.

Cómo funciona en la práctica

El mecanismo es el mismo que el de cualquier tarjeta regalo nuestra, y lo tenéis explicado al detalle en cómo funciona una tarjeta regalo de viaje. Resumido para el caso de una empresa, son cuatro puntos:

• Una tarjeta por persona. Cada una lleva el nombre y el email de su destinatario y un código propio. El saldo va asociado a esa persona y solo lo usa esa persona.
• Llega por email el día que decidáis. Al crearla se programa la fecha de entrega, de manera que todos los emails salen a la vez el día que os interese. También se puede descargar en PDF e imprimir, para entregarlas en mano en un acto.
• Cada persona la canjea por su cuenta. Escribe por WhatsApp, cuenta qué le apetece y su agente le prepara propuestas; o aplica el código directamente al reservar en la web. Vosotros no tenéis que gestionar nada después de la entrega.
• Veinticuatro meses de validez. Nadie tiene que viajar en unas fechas impuestas ni pedir vacaciones a destiempo para no perder el regalo.

Esa última parte es la que más tranquiliza a quien gestiona el detalle: una vez entregadas las tarjetas, el trabajo se acaba. No hay que hacer de intermediario entre el empleado y la agencia, ni recoger preferencias de destino, ni cuadrar calendarios de vacaciones. Cada persona trata directamente con su agente.

Qué se puede personalizar

Tres cosas, y las tres importan más de lo que parece cuando el regalo va a manos de alguien que trabaja con vosotros.

El importe, uno a uno. No hay paquetes cerrados ni escalones fijos: se elige la cifra que queráis para cada tarjeta. Eso permite tener un estándar para la plantilla y salirse de él cuando toca, sin comprar un producto distinto.

El mensaje. Cada tarjeta lleva su propio texto breve. La diferencia entre «Felices fiestas» y una línea escrita para esa persona concreta es enorme, y es gratis. En jubilaciones y aniversarios de antigüedad es literalmente lo que la gente guarda.

El momento de la entrega. Elegís el día y la tarjeta aparece ese día en el correo de cada persona. Preparadas en noviembre, entregadas en la comida de diciembre; o preparadas en enero y entregadas la mañana en que se comunican los resultados. Comprar con antelación no adelanta la sorpresa.

Qué pasa con el saldo que sobra

Esta es la pregunta que distingue una tarjeta regalo útil de un vale que acaba desperdiciado, así que va con respuesta directa: el saldo que no se consume no se pierde. Si el viaje elegido cuesta menos que el importe de la tarjeta, la diferencia se queda dentro de la propia tarjeta y se puede aplicar a otra reserva mientras siga en vigor. Y si el viaje cuesta más, la persona paga la diferencia con normalidad.

En términos de regalo de empresa esto tiene una consecuencia práctica que conviene entender: el importe que ponéis se aprovecha entero, sea cual sea el viaje que elija cada persona. No hay que calcular un importe que coincida con el precio de un producto concreto, ni preocuparse de que alguien tenga que redondear al alza para no dejarse dinero dentro. Es una de las razones por las que un saldo funciona mejor que un vale para un catálogo cerrado.

Lo fiscal: qué podemos afirmar y qué no

Aquí vamos a ser más prudentes de lo que os gustaría, y es a propósito. Circulan por internet muchos artículos comerciales que anuncian límites exentos y ahorros fiscales concretos para los regalos a empleados, normalmente escritos por quien vende el regalo. Nosotros somos una agencia de viajes: no somos vuestra asesoría y no vamos a daros cifras sobre impuestos que no nos corresponde interpretar.

Lo único que sí podemos señalar, porque es público y está en la norma, es lo siguiente: el listado de rentas en especie exentas del IRPF —el del artículo 42.3 de la Ley 35/2006, que la Agencia Tributaria recoge en su manual práctico— es un listado cerrado. Enumera supuestos concretos (comedores de empresa, servicios sociales y culturales para el personal, seguros de enfermedad, servicios de educación para los hijos de los empleados, transporte colectivo al centro de trabajo y entrega de acciones de la propia empresa) y no incluye ninguna exención genérica para regalos, obsequios, cestas ni tarjetas regalo. No hay, por tanto, un importe general por debajo del cual un regalo a un empleado esté exento por el hecho de ser un regalo.

A partir de ahí, todo lo demás —cómo se valora, cómo se documenta, qué efectos tiene en la nómina y en las declaraciones de la empresa, y qué ocurre si el regalo va a clientes o proveedores en vez de a empleados— depende de vuestro caso concreto y lo tiene que ver vuestra asesoría. Es una consulta de cinco minutos antes de decidir importes, y os ahorra sustos posteriores.

Y una recomendación que va más allá de nosotros: si un proveedor os ofrece un regalo de empresa prometiendo una ventaja fiscal con una cifra concreta, pedidle el artículo de la norma donde lo pone. Si no lo tiene a mano, ya sabéis cuánto vale la promesa.

Por qué un pedido de empresa se cierra hablando

Una tarjeta suelta se compra en dos minutos en la página de la tarjeta regalo y no hace falta hablar con nadie. Pero el formulario de la web está pensado para eso, para una tarjeta: pide un destinatario, un importe y un mensaje. Cuando sois una empresa con quince, treinta o cien personas, rellenarlo una vez por empleado es un trabajo absurdo, y además hay cosas que el formulario no resuelve.

Por eso, a partir de unas pocas tarjetas, lo práctico es escribirnos y organizarlo desde aquí. Lo que se resuelve hablando y no se resuelve en el formulario:

• La facturación. Una factura a nombre de la empresa por el conjunto, en lugar de un puñado de justificantes sueltos de compras individuales.
• El listado. Nos pasáis nombres, emails e importes y las emitimos nosotros, sin que nadie tenga que teclear el formulario treinta veces.
• Los importes altos o poco habituales. El formulario de la web tiene un máximo por tarjeta; por encima de esa cifra, o para casos especiales como una jubilación con aportación de toda la oficina, se organiza por WhatsApp.
• La coordinación de la entrega. Que salgan todas el mismo día a la misma hora, o que os las preparemos en PDF listas para imprimir y repartir en un acto.

Es, además, una conversación corta. Con saber cuántas personas sois, qué importe tenéis en la cabeza y para qué día lo necesitáis, se deja montado.

Cuatro errores que vemos repetirse

• Dejarlo para diciembre. El envío programado existe precisamente para comprar con calma en noviembre y entregar en la fecha exacta. Quien lo deja para la semana de la comida de empresa acaba decidiendo con prisa.
• No escribir un mensaje. Es el campo que más se salta y el que más diferencia hace. Un importe sin una línea escrita para esa persona es una transferencia; con la línea, es un regalo.
• Anunciar el importe en público. Cuando hay importes distintos por persona, conviene entregarlas individualmente. Es obvio y aun así pasa.
• Decidir importes antes de hablar con la asesoría. Va enlazado con lo de arriba: la consulta es rápida, y hacerla después de haber comprado es el orden equivocado.

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