Consejos de viaje

Viaje de incentivos para empleados: el que sí funciona

Por Viajes Santa Mona

Un viaje de incentivos no es un regalo de fin de año con billete de avión. Es una herramienta: la empresa fija un objetivo, anuncia que quien lo alcance viaja, y durante meses ese viaje trabaja a favor de la empresa antes incluso de hacerse. Cuando funciona, el efecto empieza el día del anuncio, no el día del vuelo. Cuando no funciona, casi siempre es por uno de estos tres motivos: se anunció tarde, el objetivo no se podía medir o el destino no tenía nada que ver con lo que se quería conseguir.

Este artículo está pensado para una pyme, no para una multinacional con departamento de eventos: la empresa de quince, cuarenta o sesenta personas donde el gerente o la persona de recursos humanos organiza esto además de su trabajo. Si ya lo tienes claro y lo que quieres es una propuesta, pídela en la página de viajes de incentivo para empresas.

En qué se diferencia de un viaje de ocio

En la maleta, en nada. En todo lo demás, bastante:

• Tiene reglas conocidas antes. Quién puede ganarlo, qué hay que conseguir, cómo se mide y cuándo se viaja. Si las reglas se explican después, no es un incentivo: es un regalo.
• Es algo que el empleado no se compraría solo. Ahí está el valor percibido. No hace falta que sea lujoso, pero sí que tenga algo exclusivo: una cena reservada solo para el grupo, una experiencia que no está en el folleto, un hotel mejor del que uno elegiría para sus propias vacaciones.
• Se viaja con los que también lo ganaron. El grupo forma parte del premio. Por eso el programa necesita momentos juntos y momentos libres, no una agenda cerrada de la mañana a la noche.
• Se hace en tiempo de la empresa. Idealmente, en días laborables o combinando laborables y fin de semana, para que no se viva como un premio que se come el tiempo libre.

Premiar a los mejores o cohesionar a todos: el destino depende del objetivo

Antes de hablar de destinos hay que contestar una pregunta: ¿el viaje es para unos pocos o para todos? Son dos viajes distintos, con lógica distinta.

Premiar a los mejores comerciales

Grupo pequeño, destino aspiracional y un punto de exclusividad. Aquí el viaje tiene que dar envidia sana al que se quedó cerca, porque ese es el motor del incentivo del año siguiente. Funciona bien un destino que suene a premio, un hotel de nivel y, a menudo, la pareja incluida. Si el grupo viaja con pareja, los hoteles solo adultos con todo incluido encajan especialmente bien.

Cohesionar a toda la plantilla

Grupo grande, destino accesible y logística sencilla. Aquí lo que importa es que venga todo el mundo, que nadie se quede fuera por el vuelo o por el precio y que haya tiempo compartido. Vale más un destino a pocas horas con buen programa que uno lejano en el que el grupo se dispersa. Si el viaje se parece más a una celebración que a un premio, echa también un vistazo a cómo convertir la cena de Navidad de empresa en una noche de hotel.

Destinos realistas para una pyme española

• Costa española. El comodín para cohesionar a toda la plantilla: se llega en autocar, tren o un vuelo corto, el hotel con todo incluido resuelve comidas y bebidas sin que nadie tenga que pagar nada en el día a día, y en primavera y otoño hay buen tiempo sin el precio ni la gente del verano.
• Canarias. La opción de invierno: el destino nacional con más garantías de tiempo de playa de noviembre a marzo. Funciona para premiar a un grupo mediano sin salir de España ni pedir pasaporte. Hay detalle en Canarias en noviembre y en la mejor época para viajar a Canarias.
• Un circuito. Para grupos que valoran más lo que ven que la piscina: varias ciudades en pocos días, con guía y autocar. Pide un ritmo menos intenso que un circuito vacacional, porque el grupo también quiere tiempo para estar juntos.
• Una capital europea. Tiene un punto de premio que la costa no tiene, se llega en un vuelo corto y dentro de la Unión Europea basta con el documento de identidad en vigor. Funciona muy bien en formato de tres días con una cena especial y una visita que no se haría por libre.
• El Caribe, solo para incentivos de alto nivel. Punta Cana o la Riviera Maya son el premio máximo: por eso encajan con un grupo pequeño que ha logrado algo excepcional, no con toda la plantilla. Pide al menos una semana, pasaporte en vigor para todos y fechas bien elegidas: la temporada de huracanes del Atlántico va oficialmente de junio a noviembre. Lo contamos en cuándo reservar un viaje al Caribe.

Una regla que casi nunca falla: cuanto más grande es el grupo, más cerca y más sencillo tiene que ser el destino. Con veinte personas, cada escala, cada traslado largo y cada documento que falta se multiplica por veinte.

Cuántos días y cuándo organizarlo

Duración. En España o en Europa, lo habitual son dos o tres noches: da para una experiencia completa y la empresa puede prescindir del grupo esos días. Canarias pide tres o cuatro. El Caribe, una semana. Más largo no significa mejor: un incentivo que se alarga empieza a pesar en la oficina y en las familias.

Cuándo se anuncia. Al principio del periodo que premia, con las reglas por escrito. Para premiar los resultados de 2027, el momento es enero de 2027. Un incentivo anunciado en noviembre para premiar el año que termina no motiva a nadie: reparte.

Cuándo se viaja. Después de cerrar el periodo y fuera de los picos de trabajo de la empresa. Para costa y capitales europeas, mayo, junio, septiembre y octubre suelen ser los meses más agradecidos. Canarias funciona todo el invierno. Evita los puentes y la Semana Santa, cuando el grupo compite con todo el país por las mismas plazas; el mapa está en el calendario de puentes de 2027.

Cuándo se reserva. En cuanto se conoce el número aproximado de ganadores. Pregunta hasta cuándo se puede ajustar el número de plazas y cambiar nombres, porque en un incentivo los nombres no se conocen hasta que se cierra el objetivo.

Qué debe incluir un viaje de incentivos

• Transporte completo: vuelos o tren, y los traslados en destino. Nadie debería tener que buscarse la vida desde el aeropuerto.
• Alojamiento y régimen. Con todo incluido, el grupo no tiene que pagar nada en el día a día, que es parte de la sensación de premio.
• Un momento exclusivo: una cena privada, una visita reservada, una experiencia que no se haría por libre.
• Tiempo libre de verdad. El error más común es llenar la agenda; la gente también quiere descansar.
• Seguro de viaje con asistencia y, según el caso, anulación. Lo explicamos en cuándo compensa un seguro de viaje.
• Una persona de contacto localizable durante todo el viaje, tanto de la empresa como de quien lo organiza.

Cuando el viaje junta transporte y alojamiento contratados juntos, lo normal es que sea un viaje combinado, y la protección de la ley no desaparece porque lo pague una empresa: el artículo 150.2 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios solo deja fuera, entre otros, los viajes contratados bajo un convenio general para viajes de negocios, no un incentivo encargado para una ocasión concreta. Si en vez de viajar juntos la empresa prefiere que cada premiado elija su viaje y sus fechas, existe la tarjeta regalo de viaje para empresas.

Qué mueve el coste (y qué pedir por escrito)

No vamos a darte un precio por persona: dependería de tantas cosas que cualquier cifra sería engañosa. Estas son las palancas:

• Distancia y tipo de transporte. Un autocar reparte su coste entre todo el grupo; un vuelo de largo radio, no.
• Fechas: temporada, puentes y días de la semana.
• Habitación individual o compartida, y si viajan parejas.
• Categoría del hotel y régimen.
• Las experiencias exclusivas que se añadan al programa.
• Flexibilidad: cuanto más tarde se quiera fijar el número de plazas, más se suele pagar por esa flexibilidad.

Y por escrito, siempre: servicios incluidos enumerados uno a uno, calendario de pagos, fecha límite para ajustar plazas y cambiar nombres, política de cancelación y cómo irá la factura. Sobre esto último, antes de contratar, lee qué hay que saber del IVA en la factura de un viaje de empresa: no todas las facturas de agencia desglosan el IVA, y conviene saberlo antes, no después.

Cómo medir si ha servido

Un incentivo que no se mide se repite por costumbre o se suprime por intuición. Para evitar las dos cosas:

1. Define la métrica antes de anunciarlo. Ventas, margen, proyectos cerrados, objetivos de calidad: lo que sea, pero medible y conocido por todos.
2. Compara con un periodo equivalente sin incentivo, no con el mejor trimestre de la historia.
3. Cuenta a los que se quedaron cerca, no solo a los ganadores. Si mucha gente se esforzó y rozó el objetivo, el incentivo funcionó aunque viajen pocos.
4. Pregunta después. Una encuesta breve al grupo y al resto de la plantilla: si motivó, si se entendieron las reglas, si el destino era el adecuado.
5. Mira los meses siguientes: rotación, clima de equipo y resultados del periodo posterior.
6. Haz la cuenta del gerente: lo que el periodo generó de más frente al coste completo del viaje, incluidos los días fuera de la oficina.

Preguntas frecuentes