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Reglamento 261/2004 y su reforma: qué cambia en octubre de 2027 y qué puedes reclamar hoy

Por Viajes Santa Mona

Si has llegado hasta aquí probablemente es porque tu vuelo llegó tarde, o se canceló, y has leído en algún sitio que «han cambiado las reglas». Es verdad a medias. Las reglas nuevas ya están publicadas, pero todavía no mandan, y algunas son mejores para ti que las de hoy y otras no. Esta guía separa las dos cosas: qué puedes reclamar con la ley que se aplica ahora y qué cambia exactamente a partir del 23 de octubre de 2027, artículo por artículo y sin titulares.

Las dos fechas que hay que distinguir

El Reglamento (UE) 2026/2202 se firmó en Estrasburgo el 16 de septiembre de 2026 y se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea el 2 de octubre de 2026. Modifica dos normas: el Reglamento (CE) 261/2004, que es el de los retrasos, cancelaciones y overbooking, y el Reglamento (CE) 2027/97, que trata la responsabilidad de las aerolíneas con los pasajeros y su equipaje.

Su artículo 3 contiene las dos fechas que generan toda la confusión:

• Entrada en vigor: 22 de octubre de 2026, veinte días después de la publicación. Desde ese día la norma existe.
• Aplicación: 23 de octubre de 2027. Desde ese día obliga a las aerolíneas y puedes invocarla en una reclamación.

Dicho de forma práctica: para un vuelo de hoy, de Navidad o del verano de 2027, manda el Reglamento 261/2004 tal y como está. Si alguien te responde a una reclamación citando las reglas nuevas, o te las promete, todavía no tocan.

Lo que puedes reclamar hoy con el 261/2004

El reglamento vigente protege a quien sale de un aeropuerto de la Unión Europea, con cualquier aerolínea, y a quien vuela hacia la Unión desde fuera con una aerolínea europea. Reconoce tres derechos distintos que conviene no mezclar: asistencia mientras esperas, reembolso o transporte alternativo y compensación económica.

La compensación

Es una cantidad fija por pasajero que depende de la distancia, no de lo que pagaste por el billete:

El texto del 261/2004 reconoce la compensación en cancelaciones y denegación de embarque. Para los retrasos, la extendió el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en su sentencia de 19 de noviembre de 2009 (asuntos C-402/07 y C-432/07): quien llega a su destino final con tres horas o más de retraso tiene derecho a ella. Cuenta la hora de llegada, no la de salida.

Hoy la aerolínea puede rebajar la compensación a la mitad cuando te ofrece un transporte alternativo que llega con no más de dos horas de diferencia en vuelos de hasta 1.500 km, tres horas en el tramo intermedio o cuatro horas en el largo radio. Y la puede pagar en metálico, por transferencia o cheque; en bonos de viaje solo si tú lo firmas.

Asistencia, reembolso y cancelaciones

• Comida y refrescos suficientes según la espera, y dos comunicaciones gratuitas, a partir de 2 horas de retraso previsto en vuelos de hasta 1.500 km, 3 horas en el tramo intermedio y 4 horas en el resto. Si la nueva salida es al día siguiente o más tarde, también hotel y traslado. Este derecho existe aunque haya circunstancia extraordinaria.
• Con un retraso de cinco horas o más puedes renunciar al vuelo y pedir el reembolso en siete días.
• En una cancelación no hay compensación si te avisaron con al menos dos semanas; si te avisaron entre dos semanas y siete días, tampoco cuando el vuelo alternativo sale como mucho dos horas antes y llega con menos de cuatro de retraso; y con menos de siete días, cuando sale como mucho una hora antes y llega con menos de dos de retraso. Probar cuándo te avisaron le corresponde a la aerolínea.
• Si te bajan de clase, te deben el 30, 50 o 75 % del precio del billete según la distancia, en siete días.

El paso a paso completo para reclamar ahora, con lo que hay que hacer en el aeropuerto, el escrito a la aerolínea y la reclamación ante AESA, está en nuestra guía de cómo reclamar un vuelo retrasado o cancelado. Aquí nos centramos en lo que cambia.

Los plazos para reclamar hoy en España

El Reglamento 261/2004 vigente no fija un plazo propio para reclamar; depende de la ley de cada país. En España, la sede electrónica de AESA lo resume en tres pasos encadenados:

La decisión de AESA es vinculante para la aerolínea y no para ti: si no te convence, conservas la vía judicial. Cinco años parecen mucho, pero no te fíes: las tarjetas de embarque desaparecen de las aplicaciones y los correos se borran. Y, como verás ahora, ese margen tan amplio es lo primero que se acaba con la reforma.

Lo que cambia en octubre de 2027

Todo lo de este apartado se aplica a partir del 23 de octubre de 2027. Lo ordenamos de lo que más dinero mueve a lo que menos.

1. Nueve meses para pedir la compensación

Es el cambio que más va a notar quien reclama en España. El nuevo artículo 7 dice que los pasajeros presentarán la solicitud de compensación en el plazo de nueve meses a partir de la fecha de salida que figura en el billete. Frente a los cinco años que hoy indica AESA para la reclamación previa, es un margen mucho más corto.

A cambio, la aerolínea queda bastante más atada:

• Si puedes tener derecho a compensación, tendrá que enviarte por vía electrónica, en las 96 horas siguientes a que termine el viaje, información sobre ese derecho e instrucciones claras para pedirla.
• Tendrá que acusar recibo de inmediato de tu solicitud y, en 30 días naturales, pagarte o explicarte por qué no paga.
• Pagará por transferencia bancaria; por otros medios, solo si lo aceptas expresamente.
• Si reclama una empresa en tu nombre, la aerolínea podrá pedirle prueba de que está autorizada.

Aparte de la solicitud de compensación, el reglamento crea un cauce de reclamaciones en cada aerolínea e intermediario, con un plazo de doce meses desde la fecha del vuelo, o de tres meses desde la solicitud de compensación si esa fecha es posterior. Deberán confirmar la recepción en siete días laborables y dar una respuesta motivada en un mes, o en menos de dos meses en casos justificados.

2. Mismos importes, pero los 600 € pueden quedarse en 300

Los importes no cambian: 250, 400 y 600 € con los mismos tramos. Y el umbral de las tres horas, que hoy sale de la jurisprudencia, pasa al texto: hay compensación cuando llegas al destino final con un retraso que supere las tres horas. La distancia se mide entre el punto de salida inicial y el destino final.

Lo que cambia es la rebaja a la mitad. Desde 2027:

• Solo se aplica a la compensación de 600 €. Las de 250 y 400 € ya no se pueden rebajar por este motivo.
• La aerolínea podrá reducirla un 50 % si la llegada no supera en cuatro horas la prevista, tanto si te reubica en otro vuelo como si el tuyo simplemente llega tarde.

Traducido a un viaje al Caribe: si el vuelo llega con algo más de tres horas de retraso y no más de cuatro, la compensación podrá ser de 300 € en lugar de 600. Con más de cuatro horas, 600. Hay además rebajas del 50 o del 25 % cuando, tras una cancelación, el vuelo alternativo sale antes de lo previsto y lo tomas.

3. Cancelaciones: desaparece el tramo de siete días

No habrá compensación si te avisan de la cancelación con 14 días naturales o más. Con menos de 14 días, solo se libra si te ofrece un vuelo alternativo que salga como mucho una hora antes y llegue con menos de dos horas de retraso. El escalón intermedio de hoy, el de entre siete y catorce días con márgenes de dos y cuatro horas, desaparece. La carga de probar si te avisó y cuándo sigue siendo de la aerolínea.

Dos detalles útiles: que te adelanten la salida más de una hora contará como cancelación, y la aerolínea tendrá que explicarte el motivo de la cancelación o del retraso sin demora indebida.

4. Circunstancias extraordinarias: lista, causa directa y prueba

La excusa más repetida para no pagar queda acotada por escrito. El reglamento las define como sucesos que, por su naturaleza u origen, no son inherentes al ejercicio normal de la actividad de la aerolínea y escapan a su control efectivo, y añade un anexo con una lista no exhaustiva. Entre otras:

• Meteorología o catástrofes naturales incompatibles con la operación segura del vuelo.
• Restricciones de gestión del tráfico aéreo o cierre del espacio aéreo que escapen a su control.
• Huelgas del aeropuerto, de la navegación aérea o del servicio de tierra que no elija la aerolínea.
• Daños en el avión causados por terceros, animales u objetos extraños.
• Defectos ocultos de fabricación o diseño comunicados por el fabricante o una autoridad.
• Pasajeros conflictivos que obliguen a desviar o retrasar el vuelo, y emergencias médicas a bordo o detectadas poco antes de salir.

Ojo con las huelgas del propio personal de la aerolínea: solo entran en la lista cuando nacen de demandas que únicamente pueden satisfacer las autoridades públicas. Una huelga por las condiciones laborales de la compañía no aparece en el anexo.

Y tres reglas que cambian la conversación: solo se puede alegar una circunstancia extraordinaria si hay una relación causal directa con tu incidencia; la carga de la prueba de esa relación y de haber tomado todas las medidas razonables es de la aerolínea; y al responder tendrá que decir cuál de las del anexo invoca, o explicar por qué un suceso que no está en la lista debería contar. Se acabó el «circunstancias extraordinarias» sin más.

5. Retraso en pista: dos horas como máximo

El reglamento regula por primera vez el retraso en la plataforma: más de treinta minutos con las puertas cerradas antes de despegar, o tras aterrizar sin abrirlas. En esa situación la aerolínea tendrá que informarte, mantener una temperatura adecuada en cabina, dar acceso gratuito a los aseos y, salvo que retrase más la salida o choque con la seguridad, dar agua potable gratis. Si el retraso en pista llega a dos horas en un aeropuerto de la Unión, el avión tendrá que volver a la puerta o a un punto donde puedas desembarcar, salvo motivos de seguridad, inmigración, control del tráfico aéreo o protección.

6. Reembolso automático y transporte por tu cuenta

• Con un retraso a la salida de cinco horas te ofrecerán el reembolso, como hoy, pero el reembolso será automático en siete días naturales desde que lo elijas, por transferencia (hasta 30 días si el aeropuerto activa su plan de contingencia).
• Si pides seguir viaje y la aerolínea no te ofrece alternativa en tres horas, podrás organizarla tú, con gastos necesarios y razonables, y te reembolsará hasta el 400 % del precio del billete en 14 días naturales.
• Si pierdes una conexión por una incidencia del primer vuelo, la aerolínea de ese vuelo te debe el transporte alternativo y la asistencia; si no puede reubicarte en las cinco horas siguientes a la salida prevista del vuelo perdido, también el reembolso.
• Los vales siempre serán opcionales: valdrán como mínimo lo que te deben, caducan a los doce meses salvo prórroga pactada y, si no los usas, te devolverán el saldo automáticamente.

7. Comida, bebida y hotel con números

El «comida y refrescos suficientes» de hoy se concreta: bebidas cada dos horas de espera, una comida después de tres horas y luego cada cinco, con un máximo de tres al día, más acceso a internet y dos llamadas. Si hay que pasar la noche, hotel y traslado. Los vales de comida se podrán usar en cualquier local del aeropuerto y, si no te dan nada, podrás pagarlo tú y te lo reembolsarán en 14 días. La novedad en contra: cuando la causa sea una circunstancia extraordinaria, la aerolínea podrá limitar el hotel a tres noches, un tope que no se aplica a personas con discapacidad, embarazadas, bebés, menores no acompañados ni a quien necesite asistencia médica. Además, los aeropuertos de la Unión tendrán que ofrecer agua potable y puntos de carga gratis a cualquier hora.

8. Embarque, vuelta y tarjeta de embarque

• Para tener los derechos de la denegación de embarque tendrás que presentarte en la puerta a la hora que la aerolínea te indicara por escrito o, si no indicó ninguna, 45 minutos antes de la salida.
• Si te dejan en tierra contra tu voluntad, la compensación se pagará sin demora indebida y como máximo en siete días naturales, y las bebidas, de inmediato.
• No podrán denegarte el embarque de la vuelta ni cobrarte por ello por no haber volado la ida del mismo contrato.
• No podrán negarte el embarque por llevar tu propia tarjeta impresa, ni cobrarte por imprimirla si ya has hecho la facturación, ni obligarte a tener cuenta o aplicación para obtenerla.
• La corrección de errores en el nombre será gratuita al menos una vez si la pides hasta 48 horas antes de la salida.
• Si te bajan de clase, el reembolso del 30, 50 o 75 % que ya existe hoy pasa a ser automático, en 14 días naturales.

9. Equipaje de mano y maletas

El accesorio personal irá gratis en cabina: un bulto de como máximo 40 x 30 x 15 cm o que quepa bajo el asiento de delante. Para la maleta de cabina, la aerolínea permitirá un bulto de equipaje de mano en función de la capacidad, y las tarifas que lo incluyen se tendrán que mostrar por defecto antes de empezar la reserva. El texto no dice que esa maleta sea gratis. Las medidas de cada compañía hoy están en la guía de equipaje de mano: medidas y peso por aerolínea.

Con las maletas facturadas, la reforma del Reglamento 2027/97 obliga a que haya un formulario de reclamación común en las zonas de recogida de equipaje de los aeropuertos de la Unión y en las webs y aplicaciones de las aerolíneas, y la fecha de envío de ese formulario contará como fecha de la reclamación. Los plazos de hoy, siete días por daños y veintiuno por retraso, se mantienen; los explicamos en maleta perdida, retrasada o rota.

10. Familias, niños y personas con movilidad reducida

• Quien acompañe a un niño (menor de 14 años) o a una persona con discapacidad o movilidad reducida, en el mismo contrato, podrá sentarse a su lado sin pagar asiento. Si no hay asientos contiguos, la aerolínea procurará ayudar a encontrarlos.
• Los niños en cochecito o silla de paseo y quien los acompañe tendrán prioridad en el embarque, y el cochecito podrá llevarse hasta la puerta de embarque o la del avión sin coste, salvo restricciones de seguridad, capacidad u operativas.
• Toda la información de derechos tendrá que darse en formato accesible.

Si viajas con niños, lo que ya puedes hacer hoy con el carrito y la sillita está en volar con niños: carrito, sillita y equipaje.

Hoy frente a 2027, en una tabla

Desliza la tabla en el móvil para ver las tres columnas.

Qué hacer si tu vuelo se ha torcido

Si la incidencia es anterior al 23 de octubre de 2027, reclama con el Reglamento 261/2004: escrito a la aerolínea con número de vuelo, localizador, hora real de llegada y lo que pides; si en un mes no contesta o te dice que no, reclamación gratuita ante AESA. Tienes margen, pero cuanto antes, mejor.

Para los vuelos a partir de esa fecha, piensa en nueve meses, no en cinco años. Guarda desde el primer momento la tarjeta de embarque, el correo que te avise del cambio, fotos del panel y los tickets de lo que gastes, y pide por escrito el motivo del retraso: con la norma nueva, la aerolínea tendrá que decirte cuál es y demostrarlo.

Y si el vuelo iba dentro de un viaje combinado, el reglamento también te protege, y la compensación de la aerolínea y la que corresponda por el paquete se descuentan entre sí cuando cubren lo mismo. Saber qué se pide a quién ahorra muchos correos; lo contamos en agencia de viajes o por libre.

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